Pengantar Bisnis (Bab 5)

PENGANTAR BISNIS

BAB 5

DISAIN DAN PERILAKU ORGANISASI

ORGANISASI

■ Pengertian Organisasi

Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut :

Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan

ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

■ Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.

Beberapa factor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah :

1. Wewenang                                                                           4. Delegasi

2. Tanggung jawab                                                                   5. Koordinasi

3. Pertanggungjawaban

■Organisasi Informal

Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan social yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.

Komunikasi yang terjadi diorganisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. Sistem komunikasi ini disebut sistem tanam rambat. Sebuah contoh tentang organisasi informal dalam satu kelompok kerja terdapat tiga kategori karyawan, yaitu :

▪ Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)

▪ Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)

▪ Anggota-anggota kelompok luar (out group)

SENTRALISASI VS DESENTRALISASI

■ Organisasi yang Disentalisir

Organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah sistem wewenang serta pengendaliannya dipegang disuatu pusat, biasanya eksekutif puncak.

Beberapa kebaikan organisasi yang disentralisir adalah :

1. Bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan

2. Cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan

3. Memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang seragam

■ Organisasi yang Didesentralisir

Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.

STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA

■ Pembentukan Struktur Organisasi

Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu :

1. Interkasi kemanusiaan

2. Kegiatan yang terarah ke tujuan

3. Struktur

Hierarki Tujuan

Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan.

Departementalisasi

Pembentukan srtuktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi. Di kebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan, dan personalia. Masing-masing kegiatan ditugaskan ke departemen atau bagian yang  berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya.

Wewenang dan Tanggung Jawab

Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harus menugaskan sebagian kegiatannya kepada bawahan agar dapat mencurahkan waktunya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan ini disebut pendelegasian.

Berapa Banyak Bawahan yang Harus Ada Di Bawah Seorang Manajer

Rentangan pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer. Factor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah :

1. Jenis pekerjaan

2. Pelatihan karyawan

3. Kemampuan manajer

4. Efektifitas komunikasi

Menjamin Komunikasi yang Efektif

Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Sering komunikasi itu berupa tatap muka, dan perintah yang kurang jelas dapat diperbaiki dengan pembicaraan secara personal. Akan tetapi masalah komunikasi ini semakin banyak dengan tumbuhnya organisasi. Pesan-pesan, banyak diberikan secara tertulis melalui beberapa jenjang dalam organisasi. Pengiriman pesan harus mengetahui siapa penerimanya dan harus yakin bahwa pesan itu ditulis secara jelas serta dapat ditafsirkan secara benar.

Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu

Seorang filusuf dan sejarahwan Inggris bernama C. Northcote Parkinson menjelaskan kecenderungan tersebut dalam bukunya Parkinson’s Law : “Pekerjaan itu meningkat seemikian rupa  sehingga mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaianya.” Ia menetapkan hukumnya pada organisasi dengan menggambarkan bagaimana jumlah karyawan dalam sebuah perusahaan meningkat selama satu periode mengikuti jumlah pekerjaan yang harusa dilakukan.

Menurut Parkinson, terjadi kecenderungan untuk menambah karyawan pada tingkat yang lebih tinggi dibanding peningkatan pekerjaan. Penyebabnya terletak pada :

1. Keinginan manajer sendiri untuk membangun “kerajaan” dengan menambah bawahan.

2. Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawaan tambahan.

■ Bentuk-bentuk Struktur Organisasi

Dalam suatu organisasi dangan segala aktivitasnya, terdapat hubungan antara orang-orang yang menjalankan aktivitas tersebut. Maka itu dibuat suatu bagan yang menggambarkan tentang hubungan tersebut termasuk hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi. Bagan yang dimaksud dinamakan bagan organisasi atau struktur organisasi. Yang dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility).

■ Organisasi Garis

a. Kebaikan Organisasi Garis

Adanya kesatuan dan pimpinan dan perintah.

• Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain.

• Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah, sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan.

• Menghemat biaya, sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja.

b. Keburukan Organisasi Garis

• Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan.

• Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien.

• Kurang kerjasama di antara masing-masing bagian.

■ Organisasi Garis dan Staf

Organisasi garis dan staf merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan. Hubungan antara pimpinan dengan bawahan langsung dinamakan hubungan garis. Hubungan antara pimpinan dengan bawahan tidak langsung, pimpinan tersebut bertindak sebagai staf dan hubungan yang terjadi dinamakan hubungan staf.

a. Kebaikan Organisasi Garis dan Staf

• Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus di luar Bagiannya.

• Staf dapat membentu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja.

• Staf dapat mendidik para petugas.

• Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.

b. Keburukan Organisasi Garis dan Staf

• Kadang-kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada Bagian yang bersangkutan.

• Dapat menimbulkan anggapan pasa petugas untuk lebih percaya kepada staf daripada atasannya.

• Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.

■ Organisasi Fungsional

Dalam Organisasi Fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan.

a. Kebaikan Organisasi Fungsional

• Maing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian

antara tugas dan keahliannya.

• Tugas para manajer lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi.

b. Keburukan Organisasi Fungsional

• Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah.

• Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.

• Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi.

• Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan diantara para manajer.

■ Organisasi Komite

Komite sering disebut juga panitia, komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Untuk membentuk komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :

1. Suasananya santai dan bersifat informal.

2. Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam membericarakan tugas-tugasnya.

3. Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepandanya.

4. Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pandapat anggota lain.

5. Keputusan diambil secara konsensus

6. Masing-masing anggota bebas mengeluarkan pendapat.

7. Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain.

a. Kebaikan Komite

• Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat diantara beberapa anggota.

• Keputusan ditentukan besama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik.

• Menciptakan koordinasi yang lebih baik.

• Meningkatkan pengawasan karena macam-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana.

b. Keburukan Komite

• Kesulitan mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya.

• Keharusan untuk berkompromi

• Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi

• Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan.

■ Organisasi Matrik

Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan staf. Organisasi matrik juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yag berbeda disatukan untuk mngerjakan proyek khusus.

a. Kebaikan Organisasi matrik

• Luwes.

• Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik.

• Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada.

b. Keburukan Organisasi Matrik

• Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer bagian-bagian lain.

• Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional (satu atasan untuk masing-masing individu)

• Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda.

PERILAKU KEORGANISASIAN

■ Kelompok Kerja

Kelompok kerja merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok. Kelompok-kelompok tersebut akan tetap ada pada setiap peristiwa didalam organisasi karena mereka mengisi kebutuhan bagi para anggotanya. Kebutuhan-kebutuhan itu dapat berupa :

1. Kebutuhan berkomunikasi

2. Kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi

3. kebutuhan akan keamanan dan perlindungan

Keanggotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu :

1. Keakraban satu sama lain

2. Kepentingan bersama

3. Pekerjaan serupa

4. Persahabatan

■ Motivasi

Motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan.

Jenjang Kebutuhan Karyawan

Menurut Abraham H. Maslow (seorang ahli psikologi) tentang kebutuhan manusia, kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi dapat memotivasi perilaku manusia, sedangkan kebutuhan yang sudah terpenuhi tidak akan lama menjadi motivator meskipun dapat muncul kembali sebagai motivator. Teori motivasi dari Maslow menekankan dua ide dasar yaitu :

1. Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan-kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.

2. Kebutuhan manusia dikelompokkan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.

■ Pekerjaan dan Sikap Jabatan

Beberapa penelitian, antara lain dikemukakan oleh Max Weber (seorang sosiolog Jerman, 1864-1920) yang pertama kali menggunakan istilah “Etika Protestan” dalam bukunya berjudul “Protestant Ethic and the Spirit of Capitalism” berkaitan dengan etika kerja. Penelitian itu memperlihatkan bahwa yang dinamakan etika kerja itu tidaklah sekuat yang ada di Amerika. Keyakinan bahwa kerja keras adalah baik itu juga merupakan bagian dari etika kerja.

Kepuasan jabatan mungkin merupakan sikap jabatan yang paling banyak diteliti. Ini mencakup sikap kearah supervisi kerja, pembayaran, mitra karyawan, dan promosi. Menurut penelitian di Amerika, 80% sampai 90% secara konsisten melaporkan bahwa mereka merasakan kepuasan dengan pekerjaannya. Penemuan ini jelas menutup kenyataan bahwa kepuasan jabatan berbeda-beda dari satu jabatan ke jabatan yang lain.

Oleh Musselman dan Jackson, kepuasan jabatan dipandang sebagai indicator yang bermanfaat bagi manajemen untuk menentukan apakah terdapat bidang-bidang masalah dalam anggakatan kerja organisasi. Kepuasan jabatan dapat dikaitkan dengan perputaran dan absentiisme dalam angkatan kerja, Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.

■ Kepemimpinan

Dalam perusahaan, kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada keryawan untuk melakukan pekerjaan. Ini menjadi bagian penting dalam memahami perilaku kerja. Beberapa penelitian telah memperlihatkan bahwa tidak ada “satu cara terbaik” untuk memimpin karyawan. Ini bergantung pada pemimpinnya, karyawan, dan situasi yang ada.

Manajer yang baik pasti akan mendapatkan hasil pekerjaan lebih banyak dari bawahannya dengan sikap sebagai pemimpin yang baik. Untuk mengetahui gaya kepemimpinan yang sesuai, mereka tidak hanya melihat posisinya sebagai manajer yang menghendaki segalanya telah dilakukan, tetapi mereka harus pula belajar bekerja dalam struktur yang ada secara efektif. Macam gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam perusahaan dapat membantu menciptakan “iklim kerja” bagi kayawan.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s