Pengantar Bisnis (Bab 4)

PENGANTAR BISNIS

BAB 4

MANAJEMEN UMUM

PENGERTIAN MANAJEMEN

Arti dan Fungsi Manajemen

Definisi tentang manajemen dikemukakan oleh para ahli seperti Fayol, Terry, Taylor adalah berbeda-beda, tetapi pada pokoknya semua ini mempunyai pengertian yang sama. Perbedaan terletak pada latar belakang keahlian masing-masing, sehingga tinjauan manajemennya berasal dari segi yang berbeda pula.

Berikut ini dikemukakan definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Profesor Oei Liang Lee. Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dapat disimpulkan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu :

  1. Perencanaan                                                    4. Pengkoordinasian
  2. Pengorganisasian                                             5. Pengawasan
  3. Pengarahan

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan, terlebih dahulu dibuat perencanaan tentang :

  1. Apa                                                                             c. Mengapa
  2. Bagaimana                                                                  d. Kapan akan dilakukan

Setelah perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggung-jawaban masing-masing kegiatan. Dalam jangka panjang, mekanisme kerja dari fungsi-fungsi manajemen ini berjalan secara kronologis. Sedangkan jangka pendek akan berjalan secara bersama-sama.

Jenjang Manajemen

a. Manajemen Puncak

Manajemen Jenjang tertinggi, sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci, mempunyai berbagai macam pengalaman bertahun-tahun. Meliputi dewan direktur, direktur utama / atau chief executive officer (CEO).

b. Manajemen Madya

Manajemen madya atau manajemen administratif, meliputi pimpinan pabrik dan/atau manajer divisi.

c. Manajer Operasional

Manajemen jenjang terendah dalam piramida, sering disebut supervisor garis-pertama (first-line supervisor). Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

Gerakan Manajemen Ilmiah

Perusahaan yang ingin maju selalu berusaha mendapatkan cara-cara yang efisien untuk mengelola produksivitas dan pada saat yang sama menurunkan biaya produksi. Sebelum 1880, pengelolaan perusahaan pada umumnya dipandang suatu cara yang biasa, apa adanya, jika tidak dianggap suatu seni. Tetapi sekitar 1885, Frederick W, Taylor ( 1856-1915) merupakan salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja.

Beberapa tahun sebelumnya Taylor, Henry Fayol (1841-1945) telah menjadi manajer pada sebuah pertambangan batu bara di Prancis. Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkannya berjudul The Principles of Scientific Management. Taylor juga mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah, yaitu :

Prinsip 1          : Semua pekerjaan yang dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan  satu  cara  terbaik untuk

menyelesaikannya.

Prinsip 2          : Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.

Prinsip 3          : Kita dapat menjamin  bahwa  cara  terbaik  tersebut  diikuti  dengan  menggaji  pemegang  jabatan

dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.

Prinsip 4          : Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan, dan pemeriksaan pekerjaan.

SEKOLAH – SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN

Sebagai akibat dari semakin besarnya minat dalam pemdidikan manajemen, sejumlah pendekatan teoritis untuk mempelajari manajemen telah bermunculan.

● Sekolah Klasik (Classical School)

Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakuka oleh para manajer. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.

Sekolah Perilaku (Behavioral School)

Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relatios, atau behavioral sciences school of management, telah menjadi populer dalam tahun 1950-an.

Sekolah Ilmu Manajemen (Management Science School)

Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis. Adanya computer memungkinkan untuk mempelajari masalah-masalah yang ada sebelumnya terlalu kompleks untuk diselesaikan.

Analisis Sistem

Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi. Analisis sistem merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasikan bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.

● Manajemen Hasil

MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. Anggapan pada

MBO adalah bahwa hasil yang dibuat oleh manajer atau karyawan merupakan sesuatu yang penting, bukannya seberapa besar sibuknya mereka. Adapun keburukan dapat disebutkan disini, antara lain :

–           Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.

–           MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi.

–           MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen.

–           Tujuan itu harusnya layak dan mudah diukur.

PERENCANAAN

Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada.

● Bentuk-bentuk Perencanaan

a. Tujuan (Objective)

Tujuan merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan, dan diusahakan  untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b. Kebijakan (Policy)

Tebijakan adalah pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.

c. Strategi

Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Membuat strategi harus memperhatikan faktor seperti : ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan, dan sebagainya.

d. Prosedur

Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang.

e. Aturan (Rule)

Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.

f. Program

Program merupakan campuran antara prosedur, aturan, dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget).

● Kegunaan Perencanaan

a. Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada Waktu Mendatang

Sering terjadi bahwa kejadian-kejadian di masa mendatang kurang sesuai atau timbul penyimpangan dari rencana semula. Dalam hal ini, yang penting adalah memilih suatu cara yang dianggap paling tepat untuk mencapai tujuan.

b. Mengarahkan Perhatian pada Tujuan

Perencanaan mempunyai fungsi untuk mengarahkan perhatian kepada tujuan tersebut

c. Memperingan Biaya

Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan ongkos-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efesien dan efektif

d. Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan

Pengawasan dilakukan dengan membandingkan apa yang telah dilakukan dengan apa yang direncanakan.

● Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan

a. Menetapkan Tujuan

Tujuan menggambarkan tentang apa yang diharapkan dapat dicapai dan merupakan suatu titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan.

b. Menyusun Anggapan-anggapan (Premising)

Anggapan-anggapan yang dicari adalah anggapan yang diperkirakan dapat memberikan pengaruh terhadap suatu rencana, baik anggapan yang berasal dari luar maupaun dari dalam, semuanya ini dapat diperoleh dengan mengadakan peramalan (forecasting).

c. Menentukan Berbagai Alternatif  Tindakan

Ada cara-cara yang tidak sesuai dengan kondisi perusahaan dan ada pula cara yang sudah sesuai. Agar tujuan dapa tercapai sebaiknya dipilih cara-cara yang sesuai saja.

d. Mengadakan Penilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang sudah Dipilih

Usaha untuk mencari alternatif mana yang akan memberi hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu.

e. Mengambil Keputusan

Setelah mengadakan penilaian dan pertimbangan terhadap berbagai alternatif, barulah ambil keputusan tentang alternatif mana yang dapat mencapai tujuan.

f. Menyusun Rencana Pendukung

Langkah penyusunan perencanaan sudah selesai. Namun demikian sering terjadi bahwa dengan dibuatnya suatu perencanaan membutuhkan pula dukungan dari perencanaan yang lain.

● Perencanaan Merupakan Proses Pendekatan yang Rasional

Dalam penyusunan suatu perencanaan yang logis haruslah memperhatikan tenggang waktu.

● Jangka Waktu Perencanaan

Menurut jangka waktunya, perencanaan dikelompokkan jadi tiga golongan, antara lain :

a. Perencanaan jangka panjang

b. Perencanaan Jangka Menengah

c. Perencanaan Jangka Pendek

● Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan

a. Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti

kesulitan mencari anggapan secara teliti merupakan salah satu factor yang membatasi perencanaan. Keadaan mendatang yangpenuh dengan ketidak-pastian sulit diramalkan secra pasti dan tepat.

b. Perubahan yang Sangat Cepat

Perubahan yang terjadi terlalu cepat, maka dapat menimbulkan berbagai kesulitan dalam menyusun suatu perencanaan. Jadi, perubahan yang sangat cepat dapat membatasi perencanaan.

c. Kukakuan Internal

• Kekakuan Psikhologis

Keadaan itu bersifat tidak statis, akan tetapi dinamis yang menuntut pula cara berfikir secara dinamis.

• Kekakuan karena adanya Prosedur dan Kebijakan

Disebabkan karena adanya perubahan akan menuntut pula adanya penyesuaian.

• Kekakuan Sumber Daya Dana

Sekali modal ditanam pada aktiva tetap, kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan di waktu mendatang menjadi sangat terbatas.

d. Kekakuan Eksternal

Berkaitan dengan masalah-masalah : social-politik, teknologi, kebudayaan, perekonomian, dan sebagainya.

e. Waktu dan Biaya

Waktu yang harus dikeluarkan untuk menyusun suatu peramalan, menilai berbagai alternative atau aspek-aspek lain dari perncanaan dapat dikatakan tidak terbatas.

● Pengambilan Keputusan

a. Syarat Pengambilan Keputusan

Untuk bertindak atau mngambil keputusan membutuhkan beberapa syarat, antara lain :

◦ Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.

◦ Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekura-

ngannya

◦ Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilaian berbagai alternatif sesuai dengan tun-

tutan-tuntutan untuk mencapai tujuan

◦ Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternative yang paling baik.

b. Alat Pengambilan Keputusan

◦ Operation Research

◦ Teori Probabilitis

◦ Linear Programming

◦ Analisa Risiko

–          Biaya pengenalan                                –     Harga

–          Biaya produksi                                    –     Market share yang dapat dicapai

–          Investasi modal yang dibutuhkan

◦ Pohon Keputusan (Decision Tree)

Cara lain yang dapat ditempuh unutk menganalisis keputusan adalah dengan jalan melihat berbagai kemungkinana arah yang dapat diambil dari berbagai jenis keputusan.

PENGORGANISASIAN

● Pengertian

Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan factor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan. Hubungan-hubunngan yang timbul didalam organisasi dapat berbentuk.

a. Hubungan Informal

Hubungan informal lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi

b. Hubungan Formal

Hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Terdapat 3 hubungan dasar, yaitu :

  1. Tanggung Jawab

Tanggung jawab adalah kewajiban-kewajiban bagi individu untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan. Dengan cara sebaik mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yang diterima.

  1. Wewenang

Wewenang adalah hak untuk mengambil keputusan tentang apah yang harus dilakukan oleh seseoarang, juga merupakan hak untuk meminta kepada orang lain melakukan sesuatu.

  1. Pertanggung-jawaban

Pertanggung-jawaban merupakan hasil pekerjaan yang telah dicapai dimana hasil pekerjaan tersebut harus dilaporkan kepada pihak yang berwenang.

● Pola Hubungan Antar Komponen Organisasi

Antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang serta pertanggung-jawaban mempunyai hubungan yang erat dan berkaitan satu sama lain.

● Rentangan Kekuasaan

Masing-masing individu memiliki frekuensi hubungan yang berbeda-beda dengan individu yang lain. Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa factor :

a. Latihan dari Bawahan                                                         c. Perencanaan

b. Pendelegasian Wewenang                                                  d. Teknik Komunikasi

● Dasar-dasar Penggolongan Bagian didalam Organisasi

– Didasarkan pada suatu angka                                               – Didasarkan pada luas daerah operasi

– Didasarkan pada waktu                                                        – Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan

– Didasarkan pada fungsi perusahaan                                     – Didasarkan pada jenis langganan

● Karakteristik Struktur Organisasi

a. Keseimbangan dalam organisasi

keseimbangan organisasi ini sangat penting mengingat adanya beberapa bagian didalamnya.

b. Fleksibel

Fleksibelitis merupakan kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan-perubahan yang terjadi.

PENGARAHAN

● Prinsip-prinsip Pengarahan

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.

a. Prinsip mengarah kepada tujuan

b. Prinsip keharmonisan dengan tujuan

c. Prinsip kesatuan komando

● Cara-cara Pengarahan

a. Orientasi

Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Informasi yang diberikan didalam orientasi dapat berupa, antara lain :

– Tugas itu sendiri                               – Tugas lain yang ada hubungannya

– Ruang lingkup tugas                         – Cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja

– Tujuan dari tugas                              – Hubungan antara masing-masing tenaga kerja

– Delegasi wewenang                          – dan sebagainya.

b. Perintah

Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Adapun perintah tersebut dapat berupa :

–          Perintah umum dan khusus

–          Perintah lisan dan tertulis

–          Perintah formal dan informal

c. Delegasi Wewenang

pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.

● Komunikasi

Ada beberapa pendapat tentang komunikasi, antara lain dikemukakan oleh American Training Director, Newman dan Kontz. Dari definisi-definisi tentang komunikasi dapat diambil kesimpulan, bahwa :

a. Dalam komuniksi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga, dan sebaliknya.

b. Hubungan yang timbul didalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat/informasi

c. Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian

d. Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata-kata, surat, kode, atau symbol.

Untuk maksud-maksud tersebut perlu memperhatikan beberpa prinsip berikut :

1. Komunikasi Harus Jelas

2. Prinsip Integritas

3. Prinsip penggunaan organisasi informal

Komunikasi yang dilakukah oleh sebuah organisasi dapat bersifat ekstern, komunikasi yang terjadi antara

organisasi dengan lembaga-lembaga dan dapat pula bersifat intern, masing-masing individu terikat oleh adanya

wewenang, tenggung jawab, dan fungsi yang dilakukan.

● Motivasi

a. Motivasi Positif

Motivasi positif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu.

b. Motivasi Negatif

Motivasi negatif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.

PENGKOORDINASIAN

● Prinsip-prinsip Koordinasi

a. Prinsip kontak langsung

b. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi

c. Hubungan timbal balik diantara factor-faktor yang ada

● Pelaksanaan Fungsi Koordinasi

Fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan harus didukung oleh fungsi pengkoordina-

sain dan pengawasan agar tujuan organisasi dapat tercapai. Semua fungsi ini merupakan tanggung jawab dari manajer. Manajer dapat menempuh dua cara :

a. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksana koordinasi.

b. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.

PENGAWASAN

● Pengertian

Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standart atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan. Dapat pula menyangkut perubahan-perubahan besar, seperti :

– Penyusunan kembali rencana baru                            – Perbaikan cara-cara penerimaan pegawai

– menetapkan sasaran target baru                                – dan sebagainya.

– Perubahan struktur organisasi

● Langkah-langkah Pengawasan

a. Menciptakan standard

Standard merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Dua macam bentuk standard, yaitu standard kuantitatif merupakan standard yang dinyatakan di dalam satuan-satuan tertentu. Sedangkan standard kualitatif dapat berupa pendapatan umum, langganan, buruh, dan sebagainya.

b. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard

untuk mengetahui adanya gejala-gejala tentang semakin besarnya penyimpanan yang mungkin terjadi.

c. Melakukan Tindakan Koreksi

Untuk memperbaiki atau menyempurnakan segala kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja yang tidak sesuai dengan rencana atau standardnya. Urutan-urutan dalam pengambilan tindakan koreksi adalah :

◦ Menghayati masalah-masalah yang dihadapi

◦ Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya masalah

◦ Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut

◦ Menentukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat

● Syarat-syarat Pengawasan yang baik

– Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas)

– Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera

– Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan

– Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standard yang digunakan

– Pengawasan harus luwes/ fleksibel

– Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi

– Pengawasan harus ekonomis

– Pengawasan harus mudah dimengerti

– Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s